La questione però è: cosa ci fanno le ditte con le informazioni ricevute? La risposta sembra essere non tanto quanto potrebbero o dovrebbero fare. Secondo un recente sondaggio, le società di tutta Europa potrebbero perdere miliardi di sterline o euro a causa di dati non accurati. La relazione, eseguita da GS1 UK e Cranfi eld School of Management, ha identifi cato un livello di inconsistenza dell’80% tra i dettaglianti del Regno Unito e i loro fornitori. Si tratta di una cifra enorme, in particolare alla luce della scala di investimenti fatti nei sistemi commerciali, oltre che nel contesto di una cultura sempre più popolare con una gestione Lean (snella), Six Sigma etc per assicurare la qualità.

Secondo un sondaggio recente, le società di tutta l’Europa potrebbero perdere miliardi di sterline o euro a causa di dati non accurati.

Secondo il professor Alan Braithwaite di LCP Consulting e di uno degli autori, «come abbiamo dimostrato nella relazione, la questione dell’accuratezza colpisce le società in qualsiasi momento; il costo è stato anticipato a 200 milioni di sterline (240 milioni di euro) all’anno, ma secondo noi potrebbe salire a un miliardo di sterline (1,2 miliardi di euro)». Sistemi non dovutamente informati hanno un effetto sulla disponibilità di scaffale e il costo delle opportunità mancate potrebbe infl uenzare i margini in modo negativo. Inoltre, si spende di più perché si deve rimediare alla situazione. Ma perché questo sta ancora succedendo, vista la popolarità della ‘cultura snella’ e degli investimenti nel settore informatico?

Secondo lui «l’idea di una gestione snella non è stata ancora estesa al magazzinaggio e le conseguenze della presenza di dati non accurati sono particolarmente sentite nel magazzino. Se la situazione diventa veramente brutta, potrebbe essere impossibile gestirla». Sfortunatamente,
anche se il responsabile del magazzino passa tutto il proprio tempo nel cercare di risolvere il problema, potrebbe non necessariamente avere molta infl uenza sul resto della società. Non c’è alcun dubbio che la tecnologia in cui le società hanno investito più o meno negli ultimi 10 anni, abbia avuto un impatto considerevole e le abbia trasformate, ma quell’impatto potrebbe proprio essere parte del problema.

Perché non ERP?

Martin Elliott, capo di Savoye UK, una società di integrazione magazzini che ha lavorato con ditte come Chanel, Amazon, Britvic e Next, ci ha spiegato: «Con sistemi EPR (cioè di pianifi cazione delle risorse per l’intera attività), ad esempio, le ditte sono più interessate a farsi un’idea giusta delle fi nanze e degli acquisti poiché desiderano assicurarsi che le fatture e l’imposta sul valore aggiunto siano corrette, ma il magazzino e la distribuzione si trovano alla fi ne della linea. Molte attività hanno fatto un piano commerciale quinquennale per questi fattori, ma per il proprio magazzino e distribuzione?» Però ha anche sostenuto che, ad onor del vero, le grandi società, con considerevoli profi tti, fanno investimenti signifi cativi per il magazzinaggio e la distribuzione, anche se la situazione potrebbe essere migliore.

A sua opinione «i sistemi effi caci per la gestione dei dati permettono ad una società di conoscere esattamente quante unità di stoccaggio (SKU) possiede e il numero di ciascuna unità».

Questo è normale, ma si deve andare anche oltre per garantire una maggior efficacia. «E quali informazioni si hanno sulla ‘nidificazione’, per assicurare cioè la dimensione giusta del pacco, il modo in cui rientra meglio nel camion, e così di seguito? Per ridurre il numero dei veicoli, i loro tragitti e la quantità di cartone usato, oltre al modo per riempire meglio gli spazi vuoti, sono necessari dati accurati». I sistemi esistenti potrebbero non essere usati nel modo giusto e le soluzioni adoperate al momento spesso sono del tipo già sorpassato.

«I sistemi efficaci per la gestione dei dati permettono ad una società di conoscere esattamente quante unità di stoccaggio (SKU) possiede e il numero di ciascuna unità»

Il signor Elliott ci ha spiegato: «In molti magazzini e centri di distribuzione si cerca di risolvere il problema con il personale, ma in questo modo si aumentano i costi e si diminuisce di molto l’efficienza. La tecnologia esiste già per lasciare indietro il sistema manuale su carta, è soltanto una questione del modo in cui si usa. L’addestramento, il servizio e la manutenzione sono settori chiave e devono collaborare sempre di più». Tony Leach, il manager generale per le soluzioni critiche (Critical Path General Manager) a SBS Worldwide, una ditta specializzata nel settore della logistica, mostra una prospettiva diversa, ma anche lui riconosce l’esistenza di un considerevole problema.

Complessità della catena di rifornimento

Il signor Leach ha dichiarato: «Le società tendono a concentrarsi quasi esclusivamente sui propri clienti e a prendere in considerazione le operazioni immediate». Dato che le ditte fanno però sempre più spesso rifornimento all’estero e quindi la catena diventa un’attività globale complessa, parte della soluzione è stata quella di ingaggiare dei sub fornitori, che devono a loro volta lavorare con le informazioni ricevute. «In generale, i dati sono abbastanza accurati, ma non usati nel modo giusto. Per SBS i dati sono catturati all’inizio, quando viene inoltrata l’ordinazione d’acquisto e riportati in tutte le fasi della catena di rifornimento, sia per la gestione del venditore che per i servizi di trasporto, il controllo dell’inventario, i servizi di valore aggiunto oppure le consegne nell’ultima fase». Mentre la società cerca in continuazione di essere più efficiente e migliorare l’integrità dei dati, non può farlo da sola.

La sua raccomandazione è di «consultare i fornitori dell’intera catena di rifornimento e prendere di nuovo in considerazione il sistema in modo da unire i punti collegati dell’intera catena e utilizzare i dati al meglio». I collegamenti non eseguiti nel modo giusto o non efficaci hanno implicazioni negative per l’attività. «Come in qualsiasi rete, i passaggi di transizione rappresentano i punti più deboli di una catena di rifornimento poiché la merce, le informazioni e i fondi potrebbero essere ridotti considerevolmente o completamente perduti al punto di passaggio tra i vari fornitori dei servizi».
Una delle soluzioni trovata da SBS è stata usare un software appositamente studiato per la ditta, un eDC, che usa la gestione dei dati per ridurre i costi ed i tempi di consegna per le case editrici dei libri.

«Come in qualsiasi rete, i passaggi di transizione rappresentano i punti più deboli di una catena di rifornimento poiché la merce, le informazioni e i fondi potrebbero essere ridotti considerevolmente o completamente perduti al punto di passaggio tra i vari fornitori dei servizi».

Controllo efficace del parco

In Francia, Aprolis, concessionaria della Cat Lift Trucks, ha implementato un nuovo sistema per la gestione dei dati in modo da poter controllare meglio il proprio parco carrelli: un ambito sempre più critico date le richieste del momento per una maggior flessibilità e l’aumento dei contratti di noleggio a breve scadenza. Grazie a ciò la società ha avuto la possibilità di sviluppare un sistema standardizzato per fare una relazione sul parco carrelli, che prende in considerazione contemporaneamente i dati ed i formati per le relazioni dei clienti individuali.

Nel sistema sono incorporate le funzioni CRM (gestione per le relazioni con i clienti) e MMS (gestione della manutenzione). La terza fase è rappresentata da un metodo di gestione con diverse funzioni che controlla l’attività del noleggio a breve scadenza, ma include anche la pianificazione per il noleggio dell’attrezzatura, la gestione della documentazione e l’elaborazione dei noleggi, la preparazione delle macchine, il trasporto e la gestione dei prezzi. Inoltre, si cura della gestione del parco a lunga scadenza prendendo in considerazione i contratti per i finanziamenti da parte del cliente o la società di leasing esterna, gli accordi di manutenzione, il controllo del parco e i metodi interni associati per le relazioni. I clienti di Aprolis provengono soprattutto dai settori industriali, logistica e distribuzione; la società consolida riassunti, estratti conto, il monitoraggio dei contratti e contatori ore, la verifica della fatturazione e l’analisi delle prestazioni. La correttezza dei dati è chiaramente un aspetto essenziale, sia per gestire il parco in modo efficace che per identificare e trarre il massimo dalle opportunità.

Emmanuel Dartis ha identificato tre categorie e ci ha spiegato: «Nella ricerca dell’accuratezza dei dati si sono scoperti diversi problemi: il primo è il consolidamento dei dati da sistemi informativi diversi, che possono variare; il secondo è rappresentato dalla necessità di dover condividere tutti o una parte dei dati con partner che potrebbero operare sistemi diversi; il terzo è lo sforzo continuo necessario per mantenere la massima accuratezza possibile dei dati in ogni sistema e automatizzare le procedure di caricamento di tutti quelli disponibili per metodi di riferimento completi e dinamici».
Aprolis ha raggruppato ogni divisione operativa (vendite, finanze, servizi) con il reparto di informatica per identificare, organizzare, creare o aggiornare e validare i dati necessari per monitorare le operazioni. Anche i partner sono coinvolti nel processo ed ogni divisione di Aprolis ha nominato un responsabile per dati il cui ruolo è di mantenere il livello di accuratezza del sistema informativo.

Non tutto può essere risolto con il software appropriato, ma è chiaro che si possono ottenere risparmi considerevoli da una raccolta, gestione ed uso accurato dei dati, in particolare nelle operazioni di magazzinaggio e logistica.